Le recrutement
Comme les années passées, nous vous demandons de remplir un formulaire en ligne pour renseigner vos coordonnées, vos souhaits de poste, vos disponibilités, vos compétences … tout ça pour nous aider à vous proposer les meilleures missions possibles !
Une dizaines de minutes maximum et le tour sera joué !
Pour les bénévoles présents en 2025, et qui avaient déjà rempli le formulaire, une grande partie des réponse sera déjà préremplie. Nous vous demanderons simplement de vérifier ces réponses et de bien noter vos disponibilités et souhaits de poste.
Pour les nouveaux bénévoles, ou ceux n’ayant pas rempli le formulaire l’année passée, l’inscription se fait en deux temps :
Création d’un compte sur la plateforme bénévoles. Vous recevrez alors un email pour confirmer la création du compte avec un lien sur lequel cliquer pour valider.
Une fois le compte créé, remplir le formulaire d’inscription définitif sur lequel vous serez automatiquement redirigé.
Encore une belle édition du Trail Alsace by UTMB vous attend ! Nous avons ainsi à cœur d’impliquer au maximum notre beau territoire ! Nous souhaitons en effet que les habitants de la région puissent être pleinement acteurs de cette grande fête. Et notamment comme bénévoles !
Dès l’ouverture de la plateforme jusqu’à mi mars, chacun sera libre de s’inscrire, et nous espérons qu’un maximum d’entre vous sera intéressé.
Il est important de vous préciser que nous recevons plusieurs centaines inscriptions. Ne soyez donc pas impatient.e si vous ne recevez pas de retour immédiatement :)
Par contre, si vous avez des questions, des doutes, vous pouvez évidemment nous contacter !
Pendant ce temps de recrutement :
Les bénévoles confirmés recevront un premier email confirmant l’intégration dans nos équipes bénévoles à partir de mi mars (sans information particulière sur les plannings).
Vous serez également ajouté à notre liste de diffusion de la lettre d’information bénévoles.
Puis, courant avril, vous commencerez à être contacté par vos chefs de poste qui vous donneront les premiers plannings globaux et les premières informations.
A la fin du mois d’avril vos plannings définitifs seront envoyés avec toutes les informations pratiques et utiles à votre venue (documents divers, hébergement, repas …)
Si nous avons plus de demande que de places de bénévoles, nous serons dans l’obligation de mettre sur liste d’attente quelques-uns d’entre vous. Vous en serez évidemment tenus informés. Et puis, en fonction des désistements et imprévus, nous reprendrons contact pour voir si vous êtes toujours disponible et intéressé par venir sur l’évènement.
Sachez que nous ferons toujours de notre mieux pour répondre à vos attentes et vous proposer des missions motivantes, correspondant à vos attentes. Mais, parfois, nous devons un peu adapter les plannings de chacun pour faire en sorte de remplir tous les créneaux.
Nous vous demanderons simplement, si vous avez des changements de disponibilité, de nous en informer le plus tôt possible afin que nous en tenions compte.
La gestion du recrutement des bénévoles n'est pas une mince affaire et nous demande de faire attention à plusieurs points pour que l'expérience soit la meilleure possible pour tout le monde.
Nous faisons tout d'abord attention à vos souhaits de poste. Il y a des missions plus demandées que d'autres et, donc, remplies assez rapidement. D'autres sont un peu moins populaires et ne correspondent pas forcément à vos premières demandes. Mais nous pouvons vous les proposer aussi. Vous pourrez également y passer un bon moment. Nous en discutons ensemble et essayons de trouver un bon compromis.
Nous regardons aussi vos disponibilités et essayons de faire le lien entre vos disponibilités et vos souhaits de poste.En fonction des postes, il est plus facile pour nous de trouver des missions si vous êtes présents sur une journée complète. Mais rassurez-vous : toutes les aides sont les bienvenues et appréciées !
Nous essayons enfin d'attribuer les missions également en fonction de vos expériences et compétences (langues parlées, condition physique ...). Il nous sera, par exemple, compliqué de vous proposer un poste de fermeur si vous inscrivez, en réponse à une question, que vous ne pouvez pas marcher avec du dénivelé.
Vous êtes un groupe d'amis à vouloir vous inscrire et occuper les mêmes postes ? Rien de plus simple. Voici la procédure à suivre :
Pour le premier bénévole :
Le premier coureur à s'inscrire remplit le formulaire normalement.
A la fin de son inscription il va dans son espace bénévole (lien envoyé automatiquement à l'inscription) puis clique sur "Mon profil" dans le menu de gauche et, enfin, sur "Créer un groupe d'amis" dans la page qui s'ouvre.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, nommez le groupe d'amis.
Un code est alors généré.
Transmettez ce code à vos amis qui devront le saisir dans leur espace bénévole après leur inscription.
Pour les bénévoles suivants :
Vous recevez le code groupe de votre ami.
Si ce n'est pas encore fait, remplissez le formulaire d'inscription. Sinon, rendez-vous directement dans votre espace bénévole.
Une fois connecté à votre espace bénévole, cliquez sur "Mon profil" dans le menu de gauche puis sur "Rejoindre un groupe d'amis" dans la page qui s'ouvre.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez le code envoyé par votre ami.e et cliquez sur "Rejoindre".
Votre groupe et constitué !
A noter : cette opération peut-être réalisée n'importe quand et non uniquement lors de l'inscription.
Une fois votre inscription réalisée, vous aurez accès à un espace bénévole dédié dans lequel vous trouverez :
Le récapitulatif des informations renseignées et le moyen de nous contacter pour les modifier
A partir de fin juin, votre planning détaillé avec des informations pratiques sur chacun de vos postes (procédures, lieux, modalité pratiques …).
Tous les documents d’organisation au fur et à mesure que nous les déposerons (guide du bénévoles, fiches procédures, photo, cartes …).
Une messagerie pour communiquer avec nous et vos chefs de poste (en plus de l’adresse : benevoles.alsace@utmb.world)
N’hésitez pas à nous contacter :
- Via la messagerie sur votre espace bénévole
- Par email à benevoletrailalsace@utmb.world
